Comment créer un fichier client en 5 étapes pour développer vos ventes

Disposer d’un fichier client pertinent, qualifié et structuré représente un avantage concurrentiel important pour toute entreprise.

En effet, une connaissance approfondie de vos clients et de vos prospects par les équipes commerciales et marketing permet de mieux répondre aux besoins et attentes qui se profilent. C’est pourquoi il est essentiel aujourd’hui de mettre en œuvre les meilleures méthodes pour collecter des informations précieuses sur votre public cible.

Dans cet article, nous aborderons dans un premier temps la définition d’un fichier client et nous verrons en quoi celui-ci peut être utile pour une entreprise. Ensuite, nous vous proposerons un guide à suivre étape par étape, afin de créer un fichier adapté pour vous aider à développer votre chiffre d’affaires.

Qu’est ce qu’un fichier client ?

Un fichier client, également appelé fichier de prospection, est une base de données qui contient des informations essentielles sur vos clients actuels et votre public cible. Ces informations incluent généralement leurs coordonnées téléphoniques et postales, leurs habitudes d’achat et d’autres données pertinentes.

Disposer d’une base de données clients/prospects est très important pour une entreprise car elle permet de mieux comprendre vos interlocuteurs, de personnaliser vos communications et de cibler vos stratégies marketing. En collectant, organisant et en utilisant ces informations de la bonne manière, une entreprise peut non seulement fidéliser sa clientèle existante mais aussi cibler de nouveaux clients de façon porteuse. Grâce à cela, vous pourrez développer votre chiffre d’affaires et augmenter la satisfaction client.

Il faut cependant veiller à ne pas confondre fiche client et fichier client. La fiche ou profil client est un document qui contient des informations spécifiques sur une seule entité (personne ou société) avec laquelle une entreprise interagit. Sur cette fiche, on peut retrouver les coordonnées du client, des informations démographiques, un historique d’achat, etc.

A quoi sert un fichier client ?

Un fichier client présente de nombreuses possibilités d’utilisations, notamment :

• Personnalisation du marketing : Vous pouvez adapter vos messages et vos offres en fonction des préférences et de la typologie de chaque client. Vous améliorerez également l’expérience client. En effet, votre public est plus enclin à acheter et rester fidèle lorsque son expérience est personnalisée. Enfin, vous optimiserez votre retour sur investissement (ROI) car en concentrant les ressources sur des segments marketing spécifiques et en adaptant les campagnes en fonction des préférences de chacun, la personnalisation permet de générer des ventes plus efficacement.
• Assurer un meilleur suivi des ventes : Une base de données clients vous permet de suivre l’historique d’achat de chaque client. Cela facilitera notamment le suivi des ventes et des opportunités.
• Fidélisation de la clientèle : En comprenant mieux vos clients, vous pouvez mettre en place des programmes de fidélisation plus valables.
• Optimisation de la communication : Vous pouvez communiquer avec vos clients au bon moment et par les canaux qu’ils préfèrent.
• Gagner du temps : Un fichier de prospection qui est bien structuré facilite le travail lors des recherches et permet de mettre à jour des informations de façon plus précise.

Maintenant que nous avons clarifié ce qu’est un fichier client et son importance pour l’entreprise, passons aux différentes étapes qui permettent de créer un modèle satisfaisant.

Quelles sont les étapes pour créer un bon fichier client ?

Découvrez ci-dessous les étapes à suivre pour établir un fichier client ou fichier de prospection commerciale correctement qualifié.

Etape 1 : Comprendre votre public cible et définir vos objectifs

Analyser votre marché

Avant de créer une base de données clients, il est primordial de comprendre votre marché. Cela implique notamment d’analyser vos concurrents, les tendances du secteur et les besoins de votre public cible. Pour ce faire, vous pouvez réaliser des sondages, des études de marché et analyser les données disponibles afin d’avoir une vision claire de votre environnement.

Créer des buyer personas

Une fois que vous avez une vision globale de votre marché, créez des buyers personas (personas clients). Ce sont des représentations de vos client idéaux. Identifier leurs caractéristiques démographiques, leurs besoins, leurs préférences, etc. Grâce à cette démarche, vous pourrez personnaliser votre approche marketing.

Définir les objectifs du fichier client

Si vous souhaitez obtenir un fichier de prospection, c’est certainement dans un but précis. Il peut servir pour diverses raisons :

• Créer un plan de prospection commerciale
• Aider lors de la recherche d’informations
• Mettre en place un programme de fidélisation
• Proposer des offres promotionnelles ciblées pour certains clients/prospects
• Etc.

Etape 2 : Collecter des données clients

Méthodes de collecte de données

Il existe plusieurs méthodes pour constituer un bon fichier client, sans qu’une approche soit largement plus efficace qu’une autre. Cela dépendra de la nature de votre entreprise, de votre public cible et de vos objectifs de prospection. Nous conseillons d’ailleurs, si possible, de confronter plusieurs techniques afin de générer plus de leads qualifiés. Voici quelques-unes des principales méthodes pour la constitution d’une base de données clients :

• Formulaire de contact en ligne : Intégré à votre site web, il peut recueillir des informations sur les personnes potentiellement intéressés par vos produits ou services. Vous pouvez demander des coordonnées telles que l’adresse e-mail, le nom, le numéro de téléphone ainsi que d’autres informations qui vous semblent pertinentes. Attention cependant à ne pas demander trop d’informations au risque que vos prospects se sentent contraints et abandonnent.
• Inscriptions à une newsletter : Encouragez les visiteurs de votre site web à s’abonner à votre newsletter en échange d’informations. Vous collecterez ainsi des contacts qualifiés pour vos opérations email marketing. Il est conseillé de partager du contenu très qualifié sur votre secteur d’activité au travers d’articles de blogs, livres blancs, etc. afin de démontrer votre expertise dans ce domaine.
• Réseaux sociaux : Ils offrent des opportunités de collecte de données grâce à la création de formulaires de contact. Par exemple, en B2B, on trouve le LinkedIn Lead Gen Form qui permet de collecter des informations sur les prospects intéressés par votre entreprise.
• Participation à des salons professionnels : Lors de ces événements, vous pouvez recueillir des informations directement auprès des participants qui sont venus vous voir dans le but d’obtenir des renseignements sur vos offres.
• Organiser des webinars : il s’agit d’un bon moyen pour valoriser votre expertise sur un sujet particulier et pour partager votre expérience avec d’autres acteurs du secteur. Ceci sera bénéfique pour la notoriété de votre entreprise et vous permettra d’établir des relations avec des prospects.
• Achats de données : Il est possible d’acheter des listes de prospects auprès de fournisseurs spécialisés, en s’assurant de respecter les réglementations sur la protection des données lors de l’acquisition du fichier. Chez Easyfichiers, nous proposons des fichiers B2B et B2C en conformité avec les normes européennes et françaises (RGPD, Loi Informatique et Libertés et directive européenne Directive e-Privacy). Nous nous engageons aussi à fournir un fichier de prospection confronté à la liste d’opposition au démarchage téléphonique BLOCTEL avant livraison. Il est possible notamment de segmenter les contacts en fonction de critères géographiques, statut d’occupation : propriétaires/locataires, type d’habitat, revenus, âge et sexe en B2C, ou de cibler par secteur d’activité, effectif, période de création et catégorie juridique en B2B.

Respect de la réglementation

Il est impératif de respecter la réglementation en matière de données. Assurez-vous de vous conformer à ces règles sur la protection des données (RGPD) et de sécuriser les informations client de manière appropriée.

Etape 3 : Segmenter vos prospects

L’importance de la segmentation

La segmentation client consiste à diviser votre fichier client en différents groupes en fonction de critères spécifiques qui peuvent varier si vous ciblez des particuliers ou des entreprises. Cette approche vous permet, comme évoqué en début d’article, de personnaliser vos stratégies marketing pour chaque groupe :

Critères BtoC

• Age
• Sexe
• Localisation
• Panier Moyen
• Niveau de revenus
• Etc.

Critères BtoB

• Secteur géographique
• Secteur d’activité
• Fonction du contact
• Effectif de l’entreprise
• Date de création
• Etc.

Créer des groupes de clients/prospects

Utilisez les données collectées afin de créer des groupes de clients/prospects. Si vous travaillez dans la gestion de patrimoine, vous pourriez envisager d’avoir des segments pour les niveaux de revenus. Sur ce secteur d’activité, vous allez concentrer vos efforts et votre stratégie commerciale autour des personnes ayant des niveaux de revenus plutôt aisés, car ils ont un potentiel plus élevé pour votre entreprise.

Etape 4 : Mettre en place un CRM efficace

Qu’est ce qu’un CRM ?

Un CRM (Customer Relationship Management) est un logiciel centré autour de la gestion de la relation client. Il permet de mettre en place des stratégies qui visent à développer et optimiser les échanges entre une entreprise et ses clients ou prospects. Il centralise les informations sur vos clients, améliore la communication interne et la transmission d’informations et vous permet de suivre efficacement l’avancée de vos leads dans votre tunnel de ventes.

Bien choisir son CRM en fonction des besoins de l’entreprise

Le choix d’un CRM est une décision cruciale pour toute entreprise car il aura un impact sur la gestion de la relation client, vos ventes et votre stratégie marketing. Voici ce qu’il faut prendre en compte pour bien choisir votre CRM :

• Besoins de l’entreprise : Chaque entreprise a des exigences différentes en matière de gestion commerciale. Prenez le temps de définir une liste de fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin (suivi des ventes, marketing automation, gestion de projets et des contacts).
• Taille de votre entreprise : Certains CRM sont conçus pour les indépendants ou les petites entreprises tandis que d’autres sont mieux adaptés aux grandes entreprises avec des équipes Sales importantes.
• Personnalisation : Choisissez un CRM qui peut être personnalisé pour répondre à vos besoins. Vous pourrez ainsi adapter vos workflows et les données qui sont présentes dans l’outil.
• Intégrations : Vérifiez si le CRM peut s’intégrer avec d’autres outils que vous utilisez déjà. Prenez en compte vos outils marketing, rh, comptabilité notamment.
• Coût : Etudiez le cout total du CRM, y compris les frais d’abonnement, les coûts de mise en place, de formation et de support.
• Evolutivité : Utilisez un CRM qui peut évoluer avec votre entreprise. Il doit pouvoir être capable de gérer une augmentation du nombre de clients sans compromettre les performances et l’organisation de votre entreprise
• Consultez les avis : Regardez les commentaires des autres utilisateurs afin de voir si le CRM en question peut répondre à vos besoins spécifiques.
• Sécurité et conformité : La sécurité des données est essentielles lorsque vous utilisez un CRM. Vérifiez également s’il est conforme au RGPD.

Etape 5 : Communiquer et développer votre activité

Lorsque tout est en place, il ne reste plus qu’à débuter votre prospection commerciale. Vous pouvez par exemple vous lancer en créant une stratégie de communication appropriée, en vue d’envoyer des messages pertinents au bon moment, pour déclencher ou maintenir l’engagement de vos clients. Il est également possible de faire de la prospection téléphonique (cold calling). Si vous souhaitez aller plus loin sur le sujet, vous pouvez consulter notre article sur les meilleures méthodes de prospection commerciale pour générer des leads

Pour conclure

La création d’un fichier client peut s’avérer complexe au premier abord. Cependant elle est essentielle pour développer votre activité. En comprenant votre public cible, en segmentant votre base de données et en utilisant un CRM adapté à vos besoins, vous pouvez maximiser l’impact de votre stratégie commerciale et marketing.

N’hésitez pas à mettre en place ces améliorations à chaque étape, pour voir les résultats positifs qu’elles peuvent apporter à votre entreprise. Et n’oubliez pas, les données ne sont pas figées dans le temps, elles sont amenées à changer au fil des jours. Mettre à jour vos données de façon régulière est une nécessité !

Si vous souhaitez bénéficier d’un accompagnement et de conseils pour mettre en place une stratégie de prospection commerciale efficiente, notre équipe d’experts est à votre disposition par téléphone au 05.56.69.22.65 ou à l’adresse contact@easyfichiers.com.

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