Comment créer une fiche prospect ?

En termes de prospection commerciale, l’utilisation de fiches prospects est devenue indispensable pour les équipes sales. Bien qu’elle puisse passer pour une simple formalité au premier abord, cette carte d’identité et de suivi de chaque contact regroupe une mine d’informations qui aideront vos commerciaux à convertir les prospects en clients. Que vous soyez spécialisés dans la vente BtoB ou BtoC, l’utilisation de ce support doit être une priorité dans votre approche commerciale !

Mais comment créer une fiche prospect ? Que doit-elle contenir pour être concrètement activable ? Comment collecter les informations nécessaires pour améliorer la prospection et la fidélisation du client tout au long de son cycle de vie ? Quelles sont les bonnes pratiques ?

Cet article s’attache à répondre au mieux à toutes ces questions. Vous pourrez également télécharger un modèle de fiche prospect vierge à utiliser lors de vos actions commerciales.

Qu’est ce qu’une fiche prospect ?

Une fiche prospect est comparable à la carte d’identité de vos contacts et contient les détails représentatifs de chaque opportunité commerciale. C’est un document qui regroupe toutes les données relatives à votre prospect. Il est généralement utilisé pour organiser vos opérations marketing, votre prospection commerciale ainsi que la gestion de la relation client.

Cet outil doit permettre à vos équipes de voir en quelques secondes les informations importantes afin de mieux comprendre les besoins et attentes du prospect, de personnaliser l’approche commerciale pour maximiser vos chances de le transformer en client.

Comprendre la différence entre fiche prospect et fichier de prospection

Une fiche prospect représente une fiche individuelle détaillée, consacrée à une seule personne ou entité. Elle fournit une vision approfondie et ciblée d’un contact potentiel.

Le fichier de prospection, quant à lui, est une base de données qui regroupe plusieurs fiches prospects. Il est composé d’une multitude de contacts potentiels et organisé en fonction de différents critères (zone géographique, secteur d’activité, scoring, etc.).

Les fiches prospects sont utilisées pour personnaliser les interactions avec chaque prospect, tandis que le fichier de prospection est utilisé pour des campagnes de marketing direct (publipostage, emailing) ou des actions plus globales.

Quelles informations renseigner dans une fiche prospect ?

Les informations à intégrer dans une fiche de prospection varient en fonction des besoins spécifiques, des objectifs et également de la cible de votre entreprise. Vous pouvez établir une trame générique préalable, puis déterminer avec vos équipes quels types de données doivent enrichir le document pour assurer de meilleures interactions lors de la prospection.

Généralement, on retrouve la même base à quelques exceptions près. Voici des exemples de données rattachées à une fiche prospect :

L’identité du prospect

Pour le BtoC :

• Prénom ;
• Nom ;
• Date de naissance / âge ;
• Sexe ;
• Adresse postale ;
• Email ;
• Téléphone fixe et mobile.

Pour le BtoB, on sera plus axé sur des informations liées à l’entreprise :

• Nom de l’entreprise ;
• Adresse postale ;
• Nom du dirigeant ;
• Date de création de l’entreprise ;
• Téléphone de l’entreprise et de votre contact ;
• Son adresse email professionnelle ;
• Sa fonction au sein de l’entreprise ;
• Secteur d’activité pour permettre de segmenter vos contacts et avoir une approche personnalisée ;
• Site internet ;
• Présence sur les réseaux sociaux.

Les données qualifiantes

En parallèle, nous vous conseillons d’ajouter à votre fiche de prospection des informations qui permettent de qualifier vos données et de préciser au maximum l’identification de votre cible.

Pour une campagne de prospection BtoC :

• Données démographiques : nombre d’enfants, situation maritale, etc. ;
• Situation socioprofessionnelle ;
• Niveau de revenus ;
• Occupation du logement ;
• Centres d’intérêts ;
• Panier moyen ;
• Habitudes de consommation ;
• Etc.

Dans la cadre d’une campagne de prospection BtoB :

• Effectif ;
• Chiffre d’affaires ;
• Positionnement sur le marché ;
• Ses concurrents ;
• Etc.

L’historique des interactions

Dernier point à intégrer aux fiches prospects, ce sont les interactions avec le client. On doit pouvoir retrouver sur ce document les informations concernant les précédents rendez-vous et échanges.  Vous pouvez matérialiser ceci sous la forme d’un tableau Excel avec différentes colonnes (date de l’entretien, nom de l’interlocuteur, bref résumé de l’échange, différentes actions envisagées ainsi que la date du prochain rendez-vous commercial).

Le fait d’avoir à disposition ces informations permet aux équipes commerciales et marketing de situer en un coup d’œil où en est le prospect dans le processus de vente. L’objectif est que chaque membre de l’équipe puisse avoir accès au même niveau d’information en temps réel.

Bien évidemment, cette liste n’est pas exhaustive et il convient de l’adapter en fonction de vos objectifs et de votre offre. Le but ici est d’avoir le maximum d’informations sur vos prospects afin d’adapter et personnaliser votre stratégie de prospection commerciale.

Enfin, il est essentiel de personnaliser le contenu de cette fiche en fonction du cycle d’achat du prospect. Chaque prospect progresse dans le tunnel de vente et par conséquent, une fiche prospect dynamique doit s’adapter à ces différentes étapes. En intégrant des détails pertinents à chaque phase du processus d’achat, les fiches prospects deviennent de précieux guides pour orienter les interactions et offrir des solutions ciblées.

Télécharger le modèle de fiche prospect ▶

Comment collecter les informations ?

Maintenant que vous savez quels sont les éléments à intégrer dans votre fiche prospect, vous vous demandez certainement comment les obtenir. Il existe plusieurs méthodes et stratégies.

Votre site web

Votre site internet est un canal d’acquisition très intéressant pour récupérer des renseignements sur des prospects. Il entre dans le cadre d’une stratégie d’inbound marketing. Vous pouvez par exemple mettre en place des livres blancs, participation à un jeu-concours, newsletters, etc. afin de capter des informations par le biais d’un formulaire.

Créez du contenu ciblé à destination de votre public cible afin de l’inciter à réaliser les actions que vous souhaitez (téléchargement de contenus via un call-to-action par exemple). En échange de vos ressources, vous pourrez ainsi récolter les coordonnées de vos interlocuteurs.

Les salons, évènements et webinaires

La participation à divers évènements peut vous permettre de rencontrer des clients potentiels et de collecter des informations pour l’enrichissement de votre fichier de prospection et de vos fiches clients. Lors d’un salon, échanger avec un prospect permet de lui demander ses coordonnées afin de le contacter plus tard, ou pour lui partager du contenu exclusif. L’avantage des salons est qu’ils favorisent une discussion directe avec les prospects et offrent l’opportunité de poser des questions pertinentes pour mieux comprendre leurs besoins et leurs attentes.

Vous pouvez également organiser des webinaires, des démos ou des tables rondes qui peuvent encourager les participants à dialoguer, tout en vous permettant de collecter des informations lors de leur inscription aux évènements. En plus de faciliter la collecte des données, ces moments vous permettent de développer votre image de marque et de vous positionner en spécialiste du secteur aux yeux de vos prospects.

Les réseaux sociaux

Ils offrent aussi un moyen intéressant de collecter des informations sur des prospects. En fonction de votre cible, il sera plus constructif d’utiliser tel ou tel réseau social. Par exemple, si vous proposez un produit ou service à destination des entreprises, LinkedIn peut vous aider à obtenir des données qualifiées sur des décideurs.

Vous pouvez également participer à des groupes de discussions liés à votre secteur d’activité. Posez des questions contextualisées pour comprendre les préoccupations et les besoins des membres du groupe.

Il peut être intéressant de publier du contenu informatif à destination de votre public cible. Surveillez alors les réactions, les commentaires et soyez réactifs pour répondre aux questions des personnes et établir le contact.

Les bases de données externes

Acheter une base de données chez un prestataire externe peut largement simplifier l’acquisition d’informations en vue de prospecter de nouveaux clients. Différents niveaux de segmentation et une grande diversité de données disponibles vous ferons probablement gagner beaucoup de temps.

Que vous recherchiez un fichier de particuliers ou un fichier d’entreprises, chez Easyfichiers, vous pouvez le créer sur-mesure parmi plus de 28 millions de consommateurs en France et plus de 10 millions d’entreprises. Il est possible de sélectionner vos moyens de contacts (adresse postale, téléphone, etc.) avec précision grâce à de nombreux critères de segmentation mis à votre disposition. Nous vous garantissons des mises à jour régulières sur nos fichiers (hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles).

Pour le BtoC :

• Zone géographique ;
• Occupation du logement ;
• Type d’habitation ;
• Sexe ;
• Âge ;
• Revenus ;
• Centre d’intérêts ;

Pour le BtoB :

• Zone géographique ;
• Secteur d’activités, codes APE/NAF ;
• Effectif ;
• Période de création ;
• Catégorie juridique ;
• Chiffre d’affaires ;
• Fonction au sein de l’entreprise ;

Si vous souhaitez aller plus loin sur le sujet, nous vous conseillons notre article sur comment créer un fichier client en 5 étapes !

Quels outils utiliser pour mettre en place votre fiche prospect ?

Il est envisageable de concevoir des fiches de prospection avec des outils comme Excel ou Word. Pour cela, complétez les documents en fonction des informations récupérées auprès de vos prospects. Vous pouvez reprendre notre modèle à cet effet.

En revanche, si vous souhaitez gagner en flexibilité, temps et sécurité, vous devriez envisager d’utiliser un e-CRM qui améliore la gestion des actions de prospection et de marketing. Cet outil vous permettra de centraliser l’ensemble des données au même endroit, de les enrichir et de les actualiser en temps réel. Si vous avez des centaines ou des milliers de données et de comptes à gérer, c’est la meilleure solution !

En fonction des logiciels CRM, vous aurez accès la plupart du temps à des fonctionnalités comme :

• Centralisation des contacts prospects, clients, fournisseurs ;
• Historique des échanges avec les leads et les clients ;
•  Synchronisation du CRM avec la messagerie ;
• Création d’alertes afin de relancer vos clients ;
• Automatiser la création de devis, propositions commerciales et factures ;
• Rapports détaillées et indicateurs clés de performance ;
• Etc.

Avant de faire votre choix, posez-vous certaines questions comme l’interopérabilité du programme, la sécurité des données et sa simplicité d’utilisation. Le CRM doit rester intuitif et facile à maîtriser pour tous les salariés de l’entreprise.

Et le RGPD dans tous ça ?

Depuis 2018, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) encadre strictement la collecte et l’utilisation des données personnelles. Tout organisme, quels que soient sa taille et son activité, peut être concerné. Il s’applique aux organisations publiques et privées dès lors qu’elles sont établis sur le territoire européen ou que son activité touche directement des résidents européens.

Voici quelques règles de bases à respecter pour la collecte et le traitement de ces données.

Pour le BtoC, le principe d’opt-in s’applique :

• Indiquer au prospect pourquoi vous collectez ses informations ;
• Le consentement de l’internaute doit être explicite et doit être conservé afin d’être présenté à la CNIL ;
• Le prospect dispose d’un droit qui lui permet d’accéder à ses données, de les modifier et de les supprimer ;

En ce qui concerne le BtoB, le principe d’opt-out s’applique :

• Le consentement n’est pas obligatoire ;
• Indiquer au prospect les raisons d’utilisation de ses données ;
• Le prospect dispose également d’un droit qui lui permet d’accéder à ses données, de les modifier et de les supprimer ;

Pour conclure

Aujourd’hui, l’expérience client doit être personnalisée et optimiser et la fiche client représente le fondement même de la relation entre une entreprise et ses clients potentiels.

En collectant des informations pertinentes, une fiche prospect bien conçue permet de comprendre, anticiper et répondre aux besoins spécifiques de chaque lead. Il est également important de mettre à jour ces fiches et les voir comme des documents qui ne sont pas gravés dans le marbre, qui reflètent les évolutions et les interactions.

Grâce à cela, vous améliorerez l’expérience client et favoriserez la fidélisation et la conversion de lead.

Si vous souhaitez bénéficier d’un accompagnement et de conseils pour mettre en place une stratégie de prospection commerciale efficiente, notre équipe d’experts est à votre disposition par téléphone au 05.56.69.22.65 ou à l’adresse contact@easyfichiers.com.

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