Guide pour créer votre reporting commercial

Que vous soyez directeur commercial, responsable d’équipe ou business developer, vous avez sûrement déjà entendu parler de l’importance du reporting commercial. Mais qu’est-ce que cela signifie réellement dans la pratique ? Et, surtout, comment un bon rapport de vente peut-il vous aider à prendre des décisions stratégiques et améliorer les résultats de votre équipe ?

Dans cet article, je vais vous expliquer les bases du reporting de vente, les étapes pour en créer un de façon efficace, ainsi que les outils et indicateurs indispensables pour optimiser votre suivi des ventes.

Qu’est-ce qu’un reporting commercial ?

Le reporting commercial est un outil qu’utilise une entreprise pour piloter efficacement ses activités commerciales. Concrètement, il s’agit d’un rapport régulier qui présente et analyse les performances commerciales d’une équipe, d’un produit ou même de l’ensemble de l’entreprise.

Ce document permet de suivre les résultats, d’identifier des tendances, et d’ajuster les actions et stratégies afin d’atteindre les objectifs de vente.

Contrairement à un simple tableau de bord de suivi des ventes, le reporting commercial ne se limite pas à une liste de chiffres. Il permet d’avoir une analyse plus approfondie des données et résultats mais également de déceler des opportunités pour faire croître votre chiffre d’affaires.

À quoi sert un reporting des ventes ?

Le reporting est bien plus qu’un simple outil de suivi des ventes. Il joue un rôle central dans la gestion d’une équipe commerciale et l’ajustement des stratégies de vente. Il permet notamment de :

• Suivre les performances commerciales : Grâce à des indicateurs, il permet de vérifier si les objectifs sont atteints ou non. Ils permettent également de repérer rapidement les écarts par rapport aux prévisions et agir en conséquence. Par exemple, si vous remarquez que le chiffre d’affaires d’une région est en baisse, le reporting vous permet d’identifier la ou les causes et d’ajuster votre stratégie (développement de la prospection, ajustement des prix, etc.).
• Prendre les bonnes décisions en fonction des données : Plutôt que de vous fier à des impressions ou des intuitions, grâce au reporting commercial, vous vous basez sur des données concrètes. Cela vous permet de peaufiner vos actions commerciales et de repérer des opportunités de croissance.
• Motivation et encadrement des équipes commerciales : Le reporting commercial permet non seulement de reconnaître les performances individuelles et collectives de vos commerciaux, mais également de responsabiliser chaque membre de l’équipe. En effichant clairement les résultats et objectifs à atteindre, le rapport incite les commerciaux à se dépasser et à améliorer continuellement leurs performances.
• Développer le Smarketing (alignement entre le marketing et les ventes) : En partageant des données clés sur les leads et les ventes aux équipes sales et marketing, vous pouvez identifier les difficultés dans le cycle de vie des prospects et améliorer la qualité des leads générés par le marketing. Le suivi des performances assure également une bonne communication et du feedback régulier entre les deux services.

Comment faire un bon reporting commercial ?

Réaliser un bon reporting commercial ne se limite pas à une simple combinaison et compilation de chiffres. Ce document doit être structuré et nécessite une collecte rigoureuse des données ainsi qu’une analyse pertinente. Il doit non seulement refléter les performances de l’équipe commerciale, mais également offrir une vision claire des actions à mener pour atteindre les objectifs de l’entreprise.

Collecter les données pertinentes

La première étape consiste à rassembler toutes les données liées aux ventes : chiffre d’affaires, nombre de nouveaux clients, taux de conversion, etc. Ces informations, qu’on appelle également KPIs de vente, peuvent provenir de diverses sources, comme un CRM (Customer Relationship Management) ou des tableaux de bord internes. Je reviendrai sur les différents KPIs pertinents à utiliser dans un reporting commercial plus tard dans l’article.

Organiser et structurer les informations

Une fois les données collectées, vous devez les organiser de façon compréhensible et lisible. Les tableaux de bord visuels, les graphiques, et les diagrammes peuvent être d’une grande aide pour faciliter la lecture de votre rapport commercial. L’objectif est de permettre à tout lecteur de comprendre rapidement les principales conclusions.

Analyser les résultats

Après avoir structuré vos données, l’analyse des résultats est l’étape clé qui donne toute sa valeur au reporting commercial. Il ne s’agit pas simplement de lire les chiffres, mais d’en comprendre les tendances et d’identifier les points forts et les axes d’amélioration. Par exemple si un produit connaît une baisse au niveau de son volume de ventes, vous devez comprendre pourquoi : Est-ce un problème de positionnement, une carence au niveau de l’argumentaire de vente ?

Présenter des recommandations

Enfin, le reporting doit inclure des recommandations concrètes qui doivent permettre à l’entreprise d’atteindre ses objectifs. Après l’analyse des données, quelles actions pouvez-vous proposer afin d’améliorer la situation . Faut-il intensifier la formation des commerciaux ? Revoir les objectifs ? Modifier votre stratégie de prospection commerciale ? La motivation de votre équipe commerciale ? Un bon rapport doit toujours être orienté vers l’action.

Quels sont les indicateurs à utiliser ?

Un reporting commercial efficace repose sur l’utilisation d’indicateurs de performance, également appelés KPI (Key Performance Indicators). Ces indicateurs permettent de mesurer et analyser de façon précise les résultats obtenus par votre équipe de vente. Leur choix dépend essentiellement de vos objectifs commerciaux et des métriques que vous souhaitez suivre de près. Voici les principaux KPI à intégrer dans votre rapport :

Chiffre d’affaires

C’est l’indicateur fondamental de toute activité commerciale. Le chiffre d’affaires permet de mesurer le montant total des ventes réalisées sur une période donnée. C’est un excellent point de départ pour évaluer la santé financière de l’entreprise et l’efficacité des équipes commerciales.

Taux de conversion

Le taux de conversion est le pourcentage de prospects qui se transforment en clients. Cet indicateur vous permet de mesurer l’efficacité de votre processus de vente. Si le taux de conversion est faible, cela peut signaler un problème dans votre stratégie de prospection ou dans l’approche de vos commerciaux.

Panier moyen

Cet indicateur vous permet de connaître le montant moyen d’une transaction. Il est utile pour évaluer la rentabilité de vos ventes. Un faible panier moyen peut indiquer une opportunité d’améliorer la stratégie d’up-sell ou de cross-sell.

Taux de rétention des clients

Il est important de mesurer le pourcentage de clients qui continuent à acheter vos produits ou services sur une période donnée. Un bon taux de rétention est un signe que votre stratégie de fidélisation fonctionne, alors qu’un taux bas peut indiquer des insatisfactions ou des concurrents plus attractifs.

Objectifs de vente atteints VS prévus

Cet indicateur compare les ventes réalisées aux objectifs fixés. Il permet d’évaluer la performance globale de l’équipe et de déterminer si elle est en phase avec la stratégie commerciale. En cas de décalage important, cela pourrait nécessiter un ajustement de la stratégie ou des ressources allouées.

Ces KPI ne sont pas choisis au hasard. Ils offrent une vision complète et équilibrée de la performance commerciale en couvrant plusieurs dimensions : les résultats financiers (chiffre d’affaires), l’efficacité commerciale (taux de conversion), la rentabilité, la fidélisation (taux de rétention), et enfin, la comparaison aux objectifs (objectifs atteints vs prévus).

Les outils qui facilitent le reporting commercial

La mise en place d’un bon reporting commercial nécessite souvent des outils adaptés pour centraliser les données, automatiser les process et faciliter l’analyse des résultats. Voici une liste non exhaustive d’outils qui peuvent grandement simplifier la gestion du reporting :

1. Excel / Google Sheets : Ces outils sont très populaires pour leur flexibilité et leur simplicité. Ils permettent de créer des tableaux de bord personnalisés et de visualiser les données sous forme de graphiques. Également, ils restent accessibles à toutes les entreprises. En revanche, leur utilisation peut devenir complexe lorsque les données s’accumulent.
2. CRM (Customer Relationship Management) : Des outils comme Salesforce, Hubspot ou Pipedrive permettent d’automatiser la collecte des données commerciales et centraliser les informations de vos prospects et clients.  Les rapports sont générés automatiquement et peuvent être partagés entre les différents services et équipes.
3. Google Data Studio : Pour les entreprises qui recherchent une solution gratuite et accessible, Google Data Studio est une excellente alternative. Il permet de créer des rapports dynamiques en connectant plusieurs sources de données (Google Analytics, CRM, etc.). La visualisation des données est claire et les rapports peuvent être partagés facilement avec les salariés.
4. Outils spécialisés dans le reporting commercial : Des solutions comme Zoho Reports ou Klipfolio peuvent vous permettre de faciliter le reporting commercial. Elles permettent de générer des rapports détaillés, de suivre les KPIs commerciaux, et d’automatiser les processus de reporting.