Comment solliciter un rendez-vous par mail efficacement ?

En tant que commercial, lorsque vous faites de la prospection, un de vos objectifs est d’établir un premier contact avec un prospect, un partenaire potentiel ou même un collaborateur. Que ce soit pour présenter une offre, échanger sur un projet ou simplement discuter d’opportunités, la première étape passe souvent par une demande de rendez-vous. Cependant, solliciter un rendez-vous par mail est un exercice délicat : il s’agit en effet de capter l’attention du destinataire, tout en étant à la fois professionnel, clair et courtois.

Comment formuler sa demande de façon efficace afin de maximiser ses chances de recevoir une réponse positive ? Dans cet article, je vous propose d’apprendre comment rédiger un mail de prise de rendez-vous commercial avec également des exemples concrets. Nous verrons également comment suivre la demande et savoir quand et comment relancer un prospect ou un client.

Pourquoi solliciter un rendez-vous par mail ?

Faire une demande de rendez-vous par email à un client potentiel est devenu chose courante dans de nombreux secteurs professionnels. Le mailing présente plusieurs avantages : il permet de formaliser une demande et permet au destinataire d’être flexible et répondre à son propre rythme. Que vous souhaitiez rencontrer un client potentiel, un partenaire ou un fournisseur, un mail pour solliciter un rendez-vous peut ouvrir la voie à des échanges constructifs et fructueux en matière de business.

Le mail est perçu comme un canal de communication formel et professionnel. Il permet de structurer clairement sa demande tout en laissant une trace écrite des échanges. Contrairement aux appels téléphoniques, où le destinataire peut être pris au dépourvu, solliciter un rendez-vous par mail permet à l’interlocuteur de prendre le temps de lire, de réfléchir et de répondre. Il peut consulter le message à tout moment, que ce soit pendant ses heures de travail ou en dehors.

Comment rédiger un mail de prise de rendez-vous réussi ?

Un mail mal structuré ou trop long risque de décourager le destinataire. Vous devez présenter les informations de façon claire et directe. Une bonne introduction, une demande précise et une proposition de rendez-vous concrète auront plus de chances de maximiser l’impact de votre message. Voici un guide étape par étape pour rédiger un bon mail de prise de rendez-vous.

1. L’objet : Captez l’attention dès le départ

L’objet est la première chose que votre destinataire verra, et c’est souvent à partir de celui-ci qu’il décidera d’ouvrir ou non votre email. Pour qu’il attire l’attention, il doit être à la fois accrocheur et pertinent. Un objet bien rédigé indique immédiatement l’intention du message tout en éveillant la curiosité de votre destinataire.

2. Le corps du mail : soyez direct et courtois

Une fois que vous avez l’objet, votre mail qui a pour but de solliciter un rendez-vous doit rapidement entrer dans le vif du sujet. L’introduction doit permettre au destinataire de savoir qui vous êtes et pourquoi vous prenez contact. Ne vous perdez pas dans les détails, allez droit à l’essentiel.

• Introduction : présentez-vous brièvement et expliquez le contexte. Un exemple simple : « Bonjour [Nom], je suis [votre nom] de [votre entreprise], et je me permets de vous contacter afin d’échanger sur [raison de la prise de contact] ».
• Message principal : exprimez clairement la raison pour laquelle vous souhaitez un rendez-vous. Soyez transparent et évitez les détours : « Je souhaiterais convenir d’un rendez-vous avec vous pour discuter de [thème ou opportunité] ».
• Proposition de rendez-vous : proposez toujours des créneaux horaires pour faciliter la prise de décision. Par exemple : « Seriez-vous disponible pour un échange téléphonique ou une réunion le [date] à [heure] ? Je peux également m’adapter à vos disponibilités. »

3. La personnalisation : un levier incontournable

Un mail trop générique aura peu de chances de sortir du lot dans une boîte de réception surchargée. La personnalisation de votre message montre que vous vous êtes investi dans votre demande et que vous accordez de l’importance à votre prospect.

• Mentionnez un détail spécifique à votre destinataire : « J’ai vu que vous avez récemment lancé un nouveau produit dans le secteur de [secteur], et je pense qu’il y aurait des synergies intéressantes à explorer entre nos entreprises. »
• Adaptez votre ton au destinataire. Un dirigeant d’entreprise pourra apprécier un ton plus formel, tandis qu’un collaborateur d’une start-up préfèrera peut-être un ton plus décontracté.

4. Le call-to-action (CTA)

Un mail qui ne contient aucun appel à l’action risque de rester sans réponse. Après avoir mis en avant votre demande, vous devez inciter le destinataire à agir. Proposez des actions concrètes. Par exemple : « Seriez-vous disponible le mardi 12 Octobre à 14h ou le jeudi 14 Octobre à 10h ? Je peux également m’adapter à vos disponibilités.

Essayez toujours de proposer des solutions alternatives dans votre email de proposition de rendez-vous. Vous éviterez ainsi les « Non ».

5. La clôture du mail : politesse et remerciements

Terminez votre mail avec une formule de politesse qui renforce votre professionnalisme et votre courtoisie. Remerciez toujours le destinataire pour le temps qu’il prendra à lire votre message, même si vous n’avez pas encore reçu de réponse.

5 exemples de mails pous solliciter un rendez-vous

Passons maintenant à la pratique. Pour bien illustrer les concepts abordés, voici 5 exemples de mails adaptés à différentes situations. Ces modèles vous aideront à mieux formuler votre demande de rendez-vous en fonction du contexte et de l’interlocuteur.

Exemple 1 : Demande de rendez-vous avec un prospect

Bonjour [Prénom du prospect],

Je me permets de vous contacter en tant que [votre poste] chez [nom de votre entreprise]. Nous proposons [description brève de vos produits/services], et je pense qu’il pourrait y avoir des opportunités intéressantes à explorer ensemble, notamment sur [thème ou projet spécifique].

Je serais ravi d’échanger avec vous lors d’un rendez-vous pour vous présenter plus en détail ce que nous pouvons vous apporter et comprendre vos besoins actuels. Seriez-vous disponible le [date] à [heure] ? Je peux également m’adapter à vos disponibilités si ces créneaux ne conviennent pas.

Je vous remercie par avance pour le temps que vous pourrez accorder à ma demande, et j’espère avoir l’occasion de vous rencontrer prochainement.

Bien cordialement,

[Votre nom]

[Votre poste]

[Vos coordonnées]

Exemple 2 : Demande de rendez-vous suite à un contact lors d’un événement ou d’un salon B2B

Bonjour [Prénom du prospect],

Nous avons eu l’occasion d’échanger brièvement lors de [nom de l’événement] au sujet de [thème abordé durant la rencontre]. Je tenais à vous remercier pour cet échange intéressant et à vous proposer un rendez-vous pour discuter plus en détail de [proposition ou opportunité].

Je pense qu’il pourrait être intéressant de creuser certaines idées que nous avons évoquées, notamment sur [projet ou idée spécifique]. Seriez-vous disponible pour un rendez-vous le [date] à [heure] ?

Je reste à votre disposition pour toute autre proposition de créneau qui vous conviendrait mieux. Merci encore pour le temps que vous pourrez accorder à cet échange.

Bien à vous,

[Votre nom]

[Votre poste]

[Vos coordonnées]

Exemple 3 : Solliciter un rendez-vous après une recommandation

Bonjour [Prénom du prospect],

[Nom de la personne] m’a suggéré de vous contacter car il pense que nous pourrions avoir des sujets sur lesquels nous pourrions échanger, notamment sur [projet ou thème].

Je serais ravi de vous rencontrer pour discuter de [idée ou proposition spécifique], et de voir comment nous pourrions collaborer sur ce sujet. Seriez-vous disponible pour un rendez-vous le [date] à [heure] ? Si ces créneaux ne conviennent pas, je peux m’adapter à vos disponibilités.

Je vous remercie pour le temps que vous consacrerez à cette demande et reste à votre disposition pour toute question.

Bien à vous,

[Votre nom]

[Votre poste]

[Vos coordonnées]

Exemple 4 : Demande de rendez-vous pour un suivi après une première réunion

Bonjour [Nom du prospect],

Suite à notre dernier échange du [date], je voulais vous recontacter afin de faire un point sur [thème ou projet discuté]. Je pense qu’il serait pertinent d’organiser un rendez-vous pour discuter des prochaines étapes et approfondir certains aspects que nous avions abordés.

Seriez-vous disponible pour un rendez-vous le [date] à [heure] ? Je peux également m’adapter à vos disponibilités si ces créneaux ne vous conviennent pas.

Merci pour votre retour et j’espère pouvoir échanger avec vous bientôt.

Cordialement,

[Votre nom]
[Votre poste]
[Vos coordonnées]

Exemple 5 : Solliciter un rendez-vous par email pour une démonstration de produit/service

Bonjour [Nom du prospect],

Je me permets de vous contacter car je pense que [nom du produit/service] pourrait apporter une réelle valeur à votre entreprise, notamment dans le cadre de [bénéfice spécifique ou problème que le produit résout].

Nous avons récemment aidé plusieurs entreprises comme la vôtre à [résultat obtenu, ex. : optimiser leurs processus, augmenter leurs ventes, améliorer la collaboration interne, etc.], et je serais ravi de vous présenter plus en détail comment [nom du produit/service] peut répondre à vos besoins spécifiques.

Je vous propose d’organiser une démonstration personnalisée pour vous montrer concrètement les fonctionnalités et avantages de notre solution. Seriez-vous disponible pour une présentation en ligne le [date] à [heure] ? Si ce créneau ne vous convient pas, je peux m’adapter à vos disponibilités.

Je vous remercie par avance pour votre considération et suis à votre disposition pour toute question.

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre poste]

[Vos coordonnées]

Suivre votre demande de rendez-vous par mail : quand et comment relancer ?

Même après avoir envoyé un mail de demande de rendez-vous bien structuré, il est possible que votre interlocuteur ne réponde pas immédiatement. C’est ici que la relance intervient. Cependant, elle doit être faite avec tact et dans le bon timing. Voici quelques conseils pour relancer efficacement sans paraître insistant.

La première question à se poser est : quand relancer ? L’envoi d’un mail de relance doit se faire dans un délai raisonnable. Trop tôt, vous risquez de paraître pressé ou impatient ; trop tard, votre interlocuteur pourrait vous avoir oublié.

Règle générale : attendez entre 3 à 5 jours ouvrés après l’envoi du premier mail avant de relancer. Ce délai est suffisant pour que votre interlocuteur ait eu le temps de lire votre message tout en restant dans sa mémoire.

L’objectif est de la relance est de rappeler votre demande de façon non intrusive..

• Restez poli et professionnel : commencez votre relance en montrant de la compréhension. « Je comprends que vous avez un emploi du temps chargé, mais je me permets de revenir vers vous concernant ma proposition de rendez-vous envoyée le [date]. »
• Rappelez l’objet de votre demande : reformulez brièvement votre proposition initiale pour aider votre destinataire à se souvenir du contexte. « Comme mentionné dans mon précédent mail, j’aimerais échanger avec vous sur [thème ou projet] afin de voir comment nous pourrions [bénéfice ou objectif]. »
• Proposez de nouveaux créneaux : facilitez la prise de décision en suggérant de nouveaux créneaux horaires. « Seriez-vous disponible le [nouvelle date] à [heure] ? Je reste flexible si ces créneaux ne vous conviennent pas. »
• Adoptez un ton ouvert : montrez que vous êtes prêt à vous adapter. « Je serais ravi d’adapter ce rendez-vous à vos disponibilités si vous avez d’autres préférences.

Évitez d’envoyer plusieurs relances consécutives sans réponse. Après plusieurs relances sans succès, il peut être judicieux de contacter votre interlocuteur via un autre canal, comme un appel téléphonique ou un message sur LinkedIn.